Klachtenregeling

Artikel 1.  Begripsbepalingen

a. Instelling

b. Klacht

c. Gedraging

e. Klager

f.  Aangeklaagde

g. Klachtenbehandeling

h. Klachtencommissie

i. Ambtelijk secretaris

j. Hij/zij

Recherchebureau IJmond

Een met in achtneming van het gestelde in artikel 6 gedane uiting van bezwaar betreffende gedragingen van de instelling of een werkzaam persoon in dienst van de instelling.

Enig handelen of nalaten alsmede het nemen van een besluit dat gevolgen heeft voor de klager.

Degene die een klacht indient. De klacht kan worden ingediend door de persoon zelf of iemand anders namens de klager.

De instelling of een medewerker, jegens wie een klacht is ingediend.

Het onderzoek en de behandeling door de klachtencommissie.

Een voor de klager beschikbare en bereikbare onafhankelijke commissie, die de door de klager

ingediende klacht onderzoekt, behandelt en daarover een uitspraak doet.

Een door de instelling aangewezen persoon die voor de klachtencommissie werkzaam is.

In deze klachtenregeling wordt de “hij” vorm gebruikt. Waar “hij” staat kan ook “zij” worden gelezen.

De klachtenregeling

Artikel 2.  Doelstelling van de klachtenregeling

De klachtenregeling heeft tot doel:

a. De individuele klager (en de aangeklaagde) een procedure voor opvang en behandeling van   klachten aan te bieden.

b. Het bieden van een laagdrempelige mogelijkheid om een klacht door een onafhankelijke klachtencommissie te laten beoordelen.

c. Het scheppen van de mogelijkheid van herstel van de vertrouwensrelatie, op basis van gelijkwaardigheid  tussen klager en aangeklaagde.

d. Recht te doen aan de individuele klager.

e. Het verzamelen van klachten teneinde een beter zicht te krijgen op tekortkomingen en daardoor beter kunnen inspelen op de kwaliteitsverbetering van de instelling in het

algemeen.

f.   Controle op en evaluatie van de onder e. verkregen gegevens welke worden

aangewend in het kader van de beleidsvorming ten aanzien van de bewaking en bevordering van de kwaliteit van de werkzaamheden.

Artikel 3. Totstandkoming en samenstelling van de klachtencommissie

a. De klachtencommissie bestaat uit de (plaatsvervangend) voorzitter en tenminste twee leden.

b.   De klachtencommissie wordt telkenmale samengesteld uit de leden van  de auditcommissie van de Echelon Group.

c. Aan de klachtencommissie wordt een ambtelijk secretaris toegevoegd, die geen lid is van de commissie.

Artikel 4.  Taken van de klachtencommissie

a. Het in ontvangst nemen van de klacht.

b. Het navragen bij de klager over het eventueel willen benutten van andere

mogelijkheden om de klacht binnen de organisatie van de instelling te bespreken.

c. Het beoordelen van de (ontvankelijkheid) van de klacht.

d. Het onderzoeken van de klacht (verzamelen van feiten en relevante stukken, het indien nodig horen van relevante personen, het toetsen van de ontvangen informatie).

e. Het formuleren van een uitspraak, eventueel vergezeld van aanbevelingen aan de instelling.

f.   Het registreren van de klachten en het uitbrengen van een jaarlijkse rapportage.

Artikel 5.  Bevoegdheden van de klachtencommissie

a.   Het instellen van een zelfstandig onderzoek.

b.   Het inwinnen van informatie en het raadplegen van voor de klacht relevante stukken, dit alles na toestemming van de klager.

c.   Het oproepen en horen van personen die bij de klacht betrokken zijn.

d.   Het eventueel horen van getuigen.

Artikel 6.  Indiening van de klacht

a.   Een klacht wordt ingediend bij het ambtelijk secretariaat van de klachtencommissie.

b.   De klacht wordt schriftelijk aan de klachtencommissie voorgelegd.

c.   De klacht vermeldt:

(1) de naam van de klager

(2) de datum

(3) degene tegen wie de klacht is ingediend

(4) de feiten en handelingen waarover wordt geklaagd

(5) omschrijving van hetgeen zich heeft voorgedaan.

Artikel 7. Ontvangst van de klacht

a. De ambtelijk secretaris zendt binnen drie werkdagen na ontvangst van de klacht een bevestiging van ontvangst aan de klager. Desgewenst kan een afschrift van de

klachtenregeling worden toegevoegd.

b. De ambtelijk secretaris stelt degene op wie de klacht betrekking heeft binnen drie dagen op de hoogte van de indiening van de klacht.

Artikel 8. Ontvankelijkheid van de klacht

a. Een klacht is niet ontvankelijk als:

(1) de klacht geen betrekking heeft op de instelling of voor deze werkzame personen.

(2) de klacht anoniem is ingediend

(3) de klacht al eerder in behandeling is geweest en zich geen nieuwe feiten hebben voorgedaan

b. Indien de klachtencommissie de klacht  niet ontvankelijk verklaart, doet zij daarvan, met redenen omkleed, schriftelijk mededeling aan de klager, de aangeklaagde en de

instelling.

Artikel 9. Behandeling van de klacht

a. De klachtencommissie stelt voor de behandeling van de klacht een onderzoek in en

vraagt de benodigde gegevens op.

b. De klachtencommissie stelt zowel de klager als de aangeklaagde in de gelegenheid

schriftelijk een toelichting te geven.

c. De klager en de aangeklaagde kunnen zich bij de behandeling van de klacht laten

bijstaan door een door henzelf aangewezen persoon.

d. De klachtencommissie  streeft ernaar de klager en de aangeklaagde tegelijkertijd te

horen. Beiden kunnen aangeven niet in elkaars bijzijn te worden gehoord.

e. Indien een mondelinge toelichting niet in elkaars aanwezigheid plaats vindt, stelt de

klachtencommissie iedere partij, bij voorkeur schriftelijk, op de hoogte van de zienswijze van de andere partij.

f. De klager en de aangeklaagde hebben recht op inzage van de stukken die relevant zijn

voor de behandeling van de klacht.

g. Een klager kan in alle stadia van de klachtenbehandeling de klacht intrekken. Een

schriftelijke bevestiging van deze intrekking wordt toegezonden aan de klager en de aangeklaagde.

h. De klachtencommissie draagt zorg voor het vertrouwelijke en niet openbare karakter

van haar vergaderingen.

Artikel 10. Uitspraak van de klachtencommissie

a. De uitspraak bevat in ieder geval een oordeel over de gegrondheid van de klacht en een voldoende motivering van het oordeel. Deze kunnen worden aangevuld met een

advies aan de instelling en een aanbeveling ter voorkoming van herhaald optreden van de klacht.

b. Het streven van de klachtencommissie is om een uitspraak te verkrijgen op grond van consensus. Indien de stemmen staken geef de stem van de voorzitter de doorslag.

c. De klachtencommissie komt binnen drie maanden na ontvangst van de klacht tot een uitspraak en doet deze uitspraak toekomen aan de klager, de aangeklaagde en de

instelling.

Artikel 11. Gevolgen van de uitspraak van de klachtencommissie

a. De uitspraak van de klachtencommissie is niet bindend voor de instelling.   De

aanbevelingen van de klachtencommissie gelden wel als zwaarwegend advies voor de instelling.

b. Binnen een maand na ontvangst van de uitspraak deelt de instelling aan de klager, de aangeklaagde en de klachtencommissie mee of zij, naar aanleiding van de uitspraak,

maatregelen zal nemen en ja, welke.

c. Een kopie van het beroepschrift en de beslissing wordt verzonden aan de directeur Bestuurszaken van het Ministerie van Justitie.

Artikel 12. Kosten van de procedure

a. Voor de procedure van de behandeling van een klacht door de klachtencommissie worden aan de klager en de aangeklaagde geen kosten in rekening gebracht.

b. De kosten voor het inroepen van een getuige of deskundige komen voor rekening van de instelling.

c. De kosten voor het inroepen van een getuige of deskundige door de klager of de aangeklaagde komen voor rekening van de betrokken partijen zelf.

Artikel 13. Nadere bepalingen tot het indienen van een klacht

a. De klager behoudt in alle gevallen de mogelijkheid zich te wenden tot een andere daartoe geëigende (externe) instantie die de klacht in behandeling neemt.

b. Indien aan de klachtencommissie een klacht wordt voorgelegd, welke (deels)

betrekking heeft op een schadeclaim, doet de klachtencommissie geen uitspraak over de vraag of de betrokken persoon of instelling aansprakelijk is, maar beperkt zich tot de gegrondheid van de klacht.

Artikel 14. Slotbepalingen

a. De instelling draagt zorg voor de bekendmaking van deze klachtenregeling als iemand een klacht wil indienen of overweegt dit te gaan doen.

b. Een evaluatie zal plaatsvinden een jaar nadat de regeling in werking is getreden.

c. De klachtenregeling treedt in werking op 1 januari 2013

Vastgesteld te Castricum januari 2013

P.B. de Hoogh

Directeur Recherchebureau IJmond.